Как навести порядок в ресторане

В этой статье мы делимся с вами самым важным и дорогим — своим опытом, накопленным за годы работы в сфере автоматизации ресторанного бизнеса. Ничего лишнего — только факты, практические советы и эффективные приемы!

Вы узнаете:

  • Как увеличить прибыль ресторана
  • Как предотвратить воровство и махинации со стороны персонала
  • Как увеличить количество посетителей ресторана с помощью системы автоматизации
  • Сколько стоит установка системы автоматизации и сколько на это нужно времени
  • Какие возможности предлагают современные системы автоматизации

Шаг 1. СЧИТАЕМ ДЕНЬГИ


calc ЦЕЛЬ: ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ
  Если в Вашем кафе или ресторане не установлена система автоматизации,
  то Вы наверняка сталкивались со сложностями ведения учета вручную.
  Самая главная проблема — Вы не можете быть уверены в том, что никакие
  денежные средства не проходят “мимо кассы”.
  На этом этапе основная рекомендация — переход от “ручного” учета к
  электронному или внедрение системы автоматизации.
Комментарий Inside
По статистике, в Европе неавтоматизированные рестораны теряют от 4-7% выручки. В странах СНГ этот показатель намного выше. Это связано с тем, что кассиры или официанты могут самостоятельно менять цены или не показывать часть счетов руководству.
В практике нашей компании есть случаи, когда после внедрения автоматизации выручка ресторанов увеличивалась в 2 раза при том же объеме продаж
Что мне даст автоматизация?
  • Полный контроль движения наличности
  • Красиво и грамотно оформленные счета
  • Быстрые отчеты по продажам, выручке, отказам
  • Увеличение доверия клиентов: в распечатанном чеке посетители точно видят по каким ценам покупают
  • Сокращение времени на оформление счета и закрытие смены
  • Быстрое начисление процентов официантам
Что нужно сделать?
1. Приобрести программу автоматизации или скачать ее с сайта поставщика
2. Установить программу на компьютер или ноутбук.
3. Внести в программу все позиции меню и список сотрудников.
4. Регистрировать в программе все заказы.
5. Осуществлять ежедневный контроль кассовой отчетности.
Насколько это сложно?
Система автоматизации может быть установлена на любой компьютер. Обучение занимает минимальный срок.
Сколько времени это займет?
От 1-го до 3-х дней
Сколько это может стоить?
От 295 до 1500 у.е.
Советы Inside
1. Сделайте образец чека для гостей и поместите его на видное место (оптимально — в меню).
2. Перед закрытием смены всегда сверяйте сумму наличных средств и сумму банковских чеков с отчетом кассира.

Шаг 2. ПРЕСЕКАЕМ ВОРОВСТВО


cash ЦЕЛЬ:
СНИЗИТЬ ПОТЕРИ ОТ ВОРОВСТВА НА БАРЕ И КУХНЕ
  Существует множество способов махинаций со стороны персонала в
  ресторанах. В результате владелец теряет значительную часть выручки и  контроль над своим бизнесом.
  Наличие базовой автоматизации и оперативного контроля позволит
  владельцу минимизировать возможность воровства в своем ресторане и
  существенно увеличить скорость обслуживания клиентов.
Советы Inside
1. Ежедневно проверяйте отчеты по отказам. Сотрудники должны в обязательном порядке предоставлять объяснительные по поводу причин изменения заказа и удаления блюд.
2. Привлеките “тайных покупателей” для проверки бара в час-пик. Пусть “тайный покупатель” приобретет на баре что-то ходовое и сразу оплатит заказ наличными. Необходимо удостовериться, что сначала печатается чек, а потом отдается заказ.
3. Обратите внимание на быстро закрытые счета (например, если счет открыт в 16:01 и закрыт в 16:03). Такие счета могут свидетельствовать о том, что сначала был произведен отпуск продукции, а потом сформирован чек.
4. Активируйте в системе автоматизации функцию “запрет расчета по монитору” для баров (блокирование функции расчета по дисплею покупателя или монитору). В этом случае официант или кассир не смогут бесследно удалить информацию, отменив заказ.
Что мне даст автоматизация?
  • Сокращение воровства: оперативное выявление сговора
  • сотрудников благодаря регистрации всех процессов в системе
  • Ускорение передачи заказа от официанта на кухню
  • Исключение ошибок: официант не донес чек или ошибся в подзаказнике
Что нужно сделать?
1. Приобрести термопринтеры и установить их на кухне и баре (после того как официант введет заказ в систему, повара и бармены увидят его на чеках, распечатанных термопринтером).
2. Организовать оперативный контроль на кухне и баре, особенно в моменты наплыва посетителей. Необходимо проверять соответствие готовящихся блюд и напитков распечатанным чекам.
Насколько это сложно?
Автоматизация на данном этапе — очень простой процесс и не требует специальных навыков от руководства и персонала предприятия.
Сколько времени это займет?
В среднем — около 1-го дня.
Сколько это может стоить?
Установка термопринтера на одно подразделение стоит от 50 000 тенге.
Комментарий Inside
Один из клиентов обратился к нам с проблемой — постоянная недостача на баре. Бармены утверждали, что они все делают правильно (разливают напитки мерниками, ведут подсчет продукции, отдают заказ только по подзаказникам). Однако при каждой ревизии все равно выявлялись недостачи по самым ходовым позициям.
Проверка показала, что кассир удалял счета по бару, делая отказ, и забирал деньги за заказ себе. Поскольку бухгалтерия не проверяла отчеты по отказам, которые предоставляет система автоматизации, подобная схема позволяла кассиру безнаказанно присваивать деньги в течение длительного времени.

Шаг 3. СОКРАЩАЕМ РАСХОДЫ. ПОВЫШАЕМ ЭФФЕКТИВНОСТЬ


profit ЦЕЛИ:
  1. ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА УЧЕТОМ ТОВАРОВ, МАТЕРИАЛОВ И ДЕНЕЖНЫХ
  СРЕДСТВ
  2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ЗА СЧЕТ УСТАНОВКИ
  ОПТИМАЛЬНЫХ НАЦЕНОК И АНАЛИЗА МЕНЮ
  Персонал ресторана нередко пользуется тем, что на предприятии
  отсутствуют фиксированные калькуляции блюд и коэффициенты неизбежных
  потерь. Благодаря этому персонал может изменять информацию о
  фактических товарных остатках, излишках и недостачах.
Автоматизация складского и финансового учета позволяет избежать подобных проблем и дает владельцу ресторана
дополнительный инструмент для пресечения воровства.
Комментарий Inside
Известны случаи сговора экспедитора и сотрудника кухни, принимающего товар. Схема обмана проста: сотрудник кухни
фактически принимает меньший объем товара, чем тот, за который он отчитывается. Для того чтобы скрыть этот факт, сотрудник кухни завышает калькуляции. В результате ревизия не выявляет никаких отклонений, а экспедитор и сотрудник кухни делят разницу в закупе между собой.
Например, в среднем кафе с оборотом 5 млн. тенге в месяц, при завышении калькуляций на 20%, прямые потери составят около 200 000 тенге ежемесячно
Что мне даст автоматизация?
  • Подробные отчеты по всем процессам на предприятии (товарные остатки, взаиморасчеты с поставщиками и сотрудниками, списание и расход продуктов).
  • Быстрое и простое проведение ревизий в любой момент времени.
Что нужно сделать?
1. Приобрести модуль “бэк-офис” для складского и финансового учета.
2. Внести в систему калькуляции блюд
Насколько это сложно?
Для того чтобы работать с “бэк-офисом” не нужен большой опыт ведения учета — достаточно внимательно изучить инструкцию по использованию системы.
Сколько времени это займет?
При наличии составленных калькуляций, монтаж и запуск “бэк-офиса” занимают от 1 до 3 дней.
Сколько это может стоить?
От 99 000 тенге
Советы Inside
1. Определите график проведения ревизий и ответственных лиц. Интервал между ревизиями не должен превышать 1 месяц — для кухни и 1 раз в две недели — для бара.
2. В составе ревизионной комиссии должно быть по крайней мере одно незаинтересованное лицо.
3. Блокируйте работу проверяемого объекта на время проведения ревизии.
4. Благодаря возможностям системы автоматизации (например, такой как IQ) можно вести учет списаний в режиме реального времени. Это позволяет владельцу ресторана легко проводить незапланированные ревизии в течение дня, не закрывая смену.
5. Используйте бесцветные печати для маркировки барной продукции. Это позволит избежать ее подмены.

Шаг 4: УВЕЛИЧИВАЕМ ПРОДАЖИ

tablet
  ЦЕЛЬ: ПРОВЕДЕНИЕ МАРКЕТИНГОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ И ПРИМЕНЕНИЕ
  ИМИДЖЕВЫХ ИНСТРУМЕНТОВ В РАБОТЕ С ПОСЕТИТЕЛЯМИ.
  Привлечь и удержать посетителей — основная задача любого ресторана. Для
  ее решения Вы можете использовать дополнительные возможности
  системы автоматизации.
Что мне даст автоматизация?
  • Повышение имиджа и статуса заведения
  • Увеличение потока клиентов
  • Широкие возможности для рекламных и маркетинговых мероприятий
Комментарий Inside
Существует множество интересных приемов для привлечения посетителей и увеличения продаж. Например, для одного из наших клиентов было разработано приложение “Прямая трансляция”, интегрированное с системой автоматизации.
Система автоматически получает данные из счета клиента и публикует их на специальных мониторах, расположенных в зале. Благодаря этому в заведениях могут организовываться соревнования по типу “кто больше съест или выпьет” между столиками.
Что нужно сделать?
1. Активируйте систему лояльности в своей системе автоматизации (скидки, бонусы, накопления).
2. Активируйте систему дневных скидок.
3. Разрабатывайте и внедряйте собственные “фишки” на базе вашей системы автоматизации.
4. Применяйте новые технологии и нестандартные подходы в работе ресторана, например — электронное меню-планшет.
Преимущества электронного меню:
  • Интерактивное общение с посетителями (подробная информация о блюдах, конкурсы, викторины)
  • Увеличение количества спонтанных заказов
  • Повышение скорости обслуживания — клиенты сами выбирают и
  • заказывают блюда, не дожидаясь официанта
  • Заинтересованность и новые впечатления со стороны посетителей
  • Быстрое внесение исправлений в меню
  • Возможность создавать меню на разных языках
Комментарий Inside
При выборе системы автоматизации убедитесь, что Вы сможете развивать и индивидуализировать систему под ваши пожелания и маркетинговые мероприятия.
Насколько это сложно? Сколько времени это займет?
На данном этапе сложность и сроки автоматизации полностью зависят от масштабов поставленной задачи.
Сколько это может стоить?
Индивидуальные проекты требуют значительных вложений. Однако такие проекты являются выгодными инвестициями в долгосрочное развитие.
Советы Inside
1. Анализируйте маркетинговые отчеты, составленные системой автоматизации, для выявления популярности блюд и планирования рекламных акций.
2. Мотивируйте персонал для продаж определенной позиции меню с помощью конкурсов и ведите учет результатов в системе автоматизации.
3. Приобретите для кухни сервис-мониторы. Повара будут видеть полную информацию о заказе, а сам заказ не потеряется, как это нередко бывает с чеками.
4. Свяжите сайт ресторана с системой автоматизации и создайте службу заказов через Интернет.

Шаг 5. УПРАВЛЯЕМ СЕТЬЮ


networkЦЕЛЬ:
ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ СЕТЬЮ ПРЕДПРИЯТИЙ И
ОБЪЕДИНЕНИЕ В ОДНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ПРЕДПРИЯТИЙ РАЗНОГО ПРОФИЛЯ.
  Большинство владельцев сетей ресторанов и других предприятий
  сталкиваются с проблемами контроля разрозненных объектов.
  Автоматизация позволяет создать единую информационную систему для
  всей сети.
 Что мне даст автоматизация?
  • Легкий контроль всех объектов сети
  • Централизованный складской учет
  • Объединенные отчеты по всем объектам сети
  • Дистанционное получение оперативной отчетности (из дома, в отпуске)
  • Единая система бонусов и скидок
Что нужно сделать?
1. Пригласите консультантов, имеющих опыт в автоматизации сети предприятий.
2. Составьте план и продумайте организационные моменты (меню, ценовая политика).
3. Автоматизируйте все точки единой системой автоматизации
4. Определите на каждом объекте людей, которые будут отвечать за контроль процессов.
Насколько это сложно?
При постановке конкретных задач и привлечении квалифицированных специалистов, автоматизация сети заведений осуществляется быстро и просто.
Сколько времени это займет?
От 1 недели на каждый объект (при активном участии владельца предприятий).
Сколько это может стоить?
Зависит от поставленных задач.
Совет Inside
Для сокращения расходов перейдите к централизованной структуре предприятия и упраздните дублирующиеся функции — организуйте единую службу закупа, бухгалтерию, ревизионную комиссию для всех объектов сети.

5 СОВЕТОВ ПО ВЫБОРУ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

1. Выбирайте поставщика с большим опытом работы.
2. Сравнивайте стоимость и функционал различных поставщиков. Не переплачивайте за ненужные Вам опции системы автоматизации.
3. Обратите внимание на возможность развития и индивидуализации системы автоматизации (важно для рекламных и маркетинговых мероприятий).
4. Познакомьтесь с функционалом системы автоматизации при помощи демо-версии.
5. Для избежания информационных конфликтов, не ведите налоговый и управленческий учет в одной системе.
Позвонить